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Come scrivere email di lavoro efficaci? Ecco le linee guida

Posted by Redazione on 27/06/22 17.18

Come scrivere email di lavoro efficaci? Ecco le linee guida

Come scrivere mail
Da: Redazione Pubblicato il: 27/06/2022
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Le mail di lavoro sono uno strumento utile per tenere traccia dello stato di avanzamento delle attività: sia verso i colleghi interni, sia verso i clienti e fornitori esterni permettono di rimanere aggiornati e organizzarsi al meglio.

Nati in un contesto digitale caratterizzato da comunicazione istantanea, i giovani della Generazione Z non sono però soliti usare le mail come principale mezzo di comunicazione. Abituati ad altre app, nel momento in cui devono scrivere una mail possono sentirsi in difficoltà.

Come scrivere allora mail efficaci per lavoro? In questo articolo potrai approfondire:

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Come scrivere l’oggetto della mail 

L’oggetto della mail è fondamentale: è il primo testo che viene letto dal destinatario quando riceve la notifica. Per questo motivo, per le mail di lavoro, è bene scrivere un oggetto quanto più descrittivo possibile affinché chi legge possa comprendere fin da subito l’argomento trattato.

In questo modo sarà più semplice cogliere in poco tempo qual è l’attività in questione, valutandone anche il grado di importanza.

Inoltre, l’oggetto della mail permette di filtrare la posta in arrivo in futuro. Se indichi in modo chiaro l’attività usando parole chiave significative sarai avvantaggiato nel ritrovare ciò che cerchi anche a distanza di mesi.

Altri consigli utili per scrivere un oggetto della mail di lavoro efficace sono:

  • sii sintetico;
  • usa parole condivise, semplici e brevi;
  • usa acronimi solo se sono generalmente condivisi;
  • non scrivere tutto in maiuscolo.

Mail efficaciRegole per scrivere email efficaci: il corpo del testo

Al contrario delle mail promozionali, quelle di lavoro sono lette accuratamente dai tuoi colleghi. Soprattutto quando devi riportare delle informazioni o chiedere supporto è necessario che tu sia esplicito e quanto più chiaro possibile. 

Come scrivere allora un’email efficace? Di seguito ti riportiamo qualche elemento da non dimenticare.

Il saluto iniziale nelle mail di lavoro

A differenza dei messaggi su WhatsApp o Hangout, le mail prevedono un saluto iniziale più o meno formale a seconda del grado di confidenza che hai instaurato con i tuoi colleghi o dalla posizione che ricoprono.

Infatti, potrai iniziare con “Ciao” qualora tu ti rivolga a un tuo collega di pari livello, mentre in altre situazioni potrebbe essere più consono usare altri appellativi.

  • Egregio/Dottor: se non si ha confidenza con il destinatario, il quale ricopre cariche importanti.
  • Gentile collega: se non si ha molta confidenza con il destinatario, ma si vuole comunque mantenere un certo grado di informalità.
  • Salve: seguito dal nome, è un ibrido tra il formale e l’informale.

 

L’uso dei grassetti e del sottolineato rende le mail efficaci

Usare i grassetti nel testo della mail aiuta il lettore a comprendere quali sono i punti chiave del discorso. L’importante però è non abusarne: evidenzia solamente i concetti più importanti, su cui desideri focalizzare l’attenzione. In questo modo riuscirai a guidare la lettura e la comprensione di quanto scritto.

È invece meglio evitare il sottolineato: ormai abituati a leggere sul web, una parola sottolineata potrebbe dare l’impressione di essere un collegamento ipertestuale.

 

Scandire il testo con i punti elenco

I punti elenco sono un modo molto utile per scrivere le email di lavoro e sottolineare i concetti più importanti. Infatti, avendo un allineamento differente rispetto al testo normale, catturano meglio l’attenzione del lettore. In più, aiutano a organizzare le informazioni.

Soprattutto quando si chiede un riscontro in merito a determinate attività, l’elenco numerato dà la possibilità a chi risponde di citare esattamente punto per punto le singole questioni aperte.

 

Concisione e coerenza

Scrivere un’email efficace significa riportare nel corpo quanto anticipato nell’oggetto. È molto importante essere concisi e non introdurre argomenti e attività che non sono coerenti con quanto finora trattato.

Cerca quindi di non divagare e non parlare di attività che non sono pertinenti: nel caso potrai iniziare una nuova email, con un nuovo oggetto. Questo, infatti, ti aiuterà a recuperare tutte le informazioni che ti serviranno, anche a distanza di mesi.

 

Gli allegati

Allegare documenti e file è molto utile per aiutare chi legge ad approfondire il discorso. Se sono documenti condivisi online potrai farlo direttamente inserendo un link nel testo della mail e indicando a parole che si tratta di un allegato.

Come detto anche in precedenza, è buona norma non abusare degli allegati, ma inoltrare solo quelli effettivamente utili. Se sono molteplici ricorda di nominare i file in modo tale che sia chiaro il contenuto di ciascun documento.

 

Il saluto finale nelle mail di lavoro

L’ultimo accorgimento per scrivere un’email efficace è la chiusura: dimostrati disponibile per eventuali necessità e saluta cordialmente il lettore.

Così come il saluto iniziale, quello finale varia a seconda del grado di confidenza. In generale è buona norma augurare buon lavoro oppure ringraziare per la disponibilità e per il supporto.

Infine: concludi scrivendo il tuo nome: integrale se non hai confidenza con il tuo interlocutore, solo quello di battesimo se invece avete instaurato un rapporto più informale. 

Di seguito un esempio di tutti i nostri consigli applicati! Come scrivere mail

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