Come molti professionisti avranno avuto modo di esperire, la comunicazione interna ai tempi dello smart working è diversa rispetto alla comunicazione tra pari quando si è in ufficio. Dall’implementazione degli strumenti di digital team working, al digital workspace fino a saper scrivere email di lavoro efficaci la comunicazione efficace sul lavoro è oggi una delle competenze più richieste dal mercato.
Non serve, però, sapere solo come contattare i propri colleghi, ma anche quando. Questo vale soprattutto per i giovani della Generazione Z che sono nati e cresciuti in un contesto già fortemente digitalizzato e interconnesso: nonostante abbiano come priorità il work-life balance per loro è normale essere “always on”, sempre connessi. Di fatto, ciò non vale per tutte le generazioni di cui si compone la forza lavoro.
Vediamo quindi insieme alcuni consigli utili su quando contattare i colleghi per avere una comunicazione efficace sul luogo di lavoro.
- Comunicazione efficace sul luogo di lavoro durante i giorni lavorativi
- Ferie e comunicazione efficace sul lavoro
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Comunicazione efficace sul luogo di lavoro durante i giorni lavorativi
A seguito della crisi pandemica, è aumentato il ricorso allo smart working e con esso anche il lavoro flessibile. Molti professionisti hanno quindi avuto modo di organizzare i propri orari lavorativi con maggiore libertà rispetto al convenzionale orario di operatività 8-17 oppure 9-18.
Allo stesso tempo questo non significa essere reperibili costantemente a ogni ora del giorno: anzi, durante la crisi pandemica proprio questa tendenza alla connessione costante ha innalzato i livelli di workaholism. I professionisti, soprattutto i più giovani, sono ora più sensibili sul tema, combattere la dipendenza da lavoro è quindi sempre più importante.
Proprio in virtù di una maggiore flessibilità del lavoro, in alcuni momenti della giornata può capitare che alcuni colleghi siano momentaneamente non disponibili. Come fare a capirlo? E, allo stesso tempo, come comunicare a tutto il team in modo immediato la propria momentanea assenza?
Uno strumento utile da usare è il Calendar di Google o i calendari digitali condivisi dal tuo datore di lavoro: aggiornando la propria agenda ogni tuo collega potrà sapere i tuoi impegni lavorativi. Tracciare tutte le attività è infatti un modo molto utile per riuscire a favorire il team working e la comunicazione efficace sul luogo di lavoro.
Le agende digitali, inoltre, spesso si integrano anche con le altre app di messaggistica istantanea che ti permettono di capire lo stato di attività dei tuoi colleghi. Ad esempio, Google riporta vari stati. Tra i principali:
- online, quando si è presenti e attivi;
- in riunione, quando l’utente è impegnato in una videochiamata online;
- fuori sede, quando l’utente ha segnato sul proprio calendario le ferie e quindi non è disponibile.
Quindi, se puoi comodamente scrivere a un tuo collega quando è online, per gli altri due stati è meglio attendere: aspetta che finisca la riunione per scrivergli in chat; manda una email se è fuori sede.
Ferie e comunicazione efficace sul lavoro
Tutelare il proprio work-life balance significa anche disporre di giorni di ferie in cui staccare completamente della propria attività lavorativa. Le ferie sono momenti da dedicare al proprio benessere e alla propria vita personale, facendo diminuire i livelli di stress sul lavoro accumulati nel corso dell’anno svolgendo le attività che ognuno di noi preferisce.
Ma i lavoratori italiani rispettano davvero le ferie? Secondo un articolo del Sole 24 Ore, non del tutto. Sebbene il 71% degli italiani si sente libero di non lavorare; il 53% resta connesso per gestire attività di lavoro anche durante il periodo di ferie e il 71% risponde a email e chiamate lavorative.
Spesso questa tendenza deriva anche dall’aver installato sul proprio telefono personale le app usate per lavoro, tra cui le mail. Come fare allora per evitare questo fenomeno?
In primo luogo, se stai lavorando al di fuori dell’orario consueto e vuoi contattare qualcuno puoi comunque rispettare il suo work-life balance facendo uso della programmazione delle mail. Ad esempio, se scrivi una mail durante il weekend puoi posticipare l’invio al lunedì mattina quando tutti saranno operativi. Si tratta di una piccola accortezza che aiuta a combattere lo stress sul lavoro altrui.
Se, invece, sei tu a essere in ferie allora un accorgimento importante è impostare un messaggio automatico in posta elettronica che avvisa tutti i mittenti della tua temporanea assenza. Nel messaggio automatico scrivi il periodo in cui non sarai operativo, e indica il nome di qualche altro tuo collega presente qualora ci fossero necessità.
Come potrai aver capito il mondo del lavoro è fortemente cambiato con la digitalizzazione. Sapere quando e come contattare i propri colleghi è fondamentale per avere una comunicazione efficace sul lavoro.
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